نکاتی در خصوص شناسایی فرایندهای اصلی و پشتیبانی کسب و کار

فرآیندهای کسب وکار مجموعه ای از فعالیت ها است که یک یا چند نوع ورودی را گرفته و تبدیل به خروجی می نماید.

فرآیندهای کسب و کار شامل فرآیندهای اصلی  و پشتیبانی و مديريتي است

فرآيند عبارت است از يك سري فعاليت‌هاي مرتبط به هم كه براي رسيدن به هدف خاص انجام مي‌شوند. فرآيند را مي‌توان يك زنجيره ارزش دانست كه هر مرحله ارزشي به مرحله قبل مي‌افزايد. براساس تعريف فوق فرآيندها در مرزهاي وظيفه‌اي محدود نمي‌شوند و عموما" از واحدهاي مختلف عبور مي‌كنند.

ویژگی فرایندهای اصلی

·        فرايند اصلي يك واحد سازماني نيست

·        فرايند اصلي يك روش اجرايي نيست

·        فرايند اصلي يك كارگاه يا يك واحد توليدي نيست

·        فرايند اصلي يك فعاليت نيست

در واقع فرايند اصلي بر اساس آرمان، استرات‍ژي ها و ماموريتهاي يك سازمان طراحي و مشخص مي گردد و سازمان براي تامين آرمان بايد ماموريتها و به تبع آن فرايندها را به اجرا درآورد.

 

معیارهای شناسایی فرایندهای اصلی

نقش مهمي در ارزش افزوده يا مزيت رقابتي در محصولات و يا خدمات شركت دارد.

در راستاي نيل به اهداف سازمان بوده يا به طور مستقيم برآنها تاثيرگذار است.

بنا به موقعيت زماني و مكاني شركت از اهميت بسيار زيادي برخوردار است

بر اساس نظر مديريت شركت مهم و تعيين كننده تشخيص داده مي شود

بي توجهي، اشكال و نقصان آن ماموريت شركت را به خطر مي اندازد

نتوان آن را به منابع برون سازماني واگذار كرد

رقباي شركت از چنين فرايندهايي برخوردار بوده و عامل رقابت پذيري آنها به خاطر همين فرايند می باشد

بر كارايي، اثربخشي و بهره وري شركت تاثير مستقيم داشته باشند.

در راستاي رضايت مشتري است.

خروجی این فرآیندها یک محصول قابل لمس و یا یک خدمت غیر قابل لمس است

در راستای خلق ارزش برای مشتری صورت می گیرد

این فرآیندها، فرآیندهای فیزیکی و ضرورتا خطی می باشند زیرا مراحل آن را می توان از قبل تعریف و تعیین کرد و از آغاز تا پایان به شیوه ای کاملا مستقیم پیشرفت می کند

 معمولا تعداد آنها بین 5 تا 10 فرآیند است

 با مزیت های رقابتی اصلی در ارتباط است

 

ویژگی فرایندهای پشتیبانی

پشتیبانی و حمایت از فرآیندهای اصلی.

تامین سایر نیازهای چرخه ی کسب و کار مانند پرداخت حقوق کارکنان، گزارش به هیات مدیره.

این فعالیت ها به صورت غیر خطی است به عبارتی دیگر شامل مراحلی است که می توان آن ها را به صورت موازی، جدای از یکدیگر و یا به صورت چندگانه انجام داد.

در خصوص تعداد این فرآیندها محدودیتی وجود ندارد اما باید به این نکته توجه داشت که تهیه فهرست طولانی از آنها نگرش فرآیندی را به وظایف سازمانی سوق می دهد.

 

نکته‌ها:

·        برای شناسایی و تعیین فرآیندهای اصلی از سطوح بالایی سازمان استفاده می شود.

·        در تعیین فرآیندهای اصلی اصل ایجاد ارزش برای مشتریان خارجی باید در نظر گرفته شود.

·        برای شناسایی و تعیین فرآیندهای پشتیبانی از سطوح میانی سازمان استفاده می شود.

·   در تعیین حد و مرز فرآیندها باید حساسیت زیادی به خرج داده شود. اکثر فرآیندها با فعالیت های مالی و حسابداری خاتمه می یابند.

·   استفاده از فهرست فرآیندهای سازمان های مشابه و یا فهرست های استاندارد موجود در این خصوص مفید است ولی استفاده زود هنگام از آنها به هیچ وجه توصیه نمی شود.

·   هنگام شناسايي فرايندهاي اصلي بايد بدون درگيرشدن در مرزبندي واحدي يا قسمتي يا نمودار سازماني،اقدام به شناسايي فرايندهاي اصلي كه در سازمان انجام مي شود،نماييم.