هوشین کانری

هوشين  كانري

 

هوشين كانري عبارتست از پروسه گام به گام برنامه ريزي ، اجرا و بازبيني تغييرات مورد نظر مديريت. هوشين كانري روشي است سيستماتيك براي مديريت تغيير درفرايندهاي اصلي سازمان.

واژه هوشين از تركيب دو كلمه ژاپني HO به معني جهت و SHIN به معناي سوزن براق تشكيل شده است و مفهوم هوشين معادل سياست POLICY مي باشد . فلسفه هوشين ، هدايت كليه واحد هاي شركت بسوي ايجاد دورنما Vision، ماموريت Mission ، استراتژي  Strategy، هدف گذاري Target Setting، برنامه ريزي  Planning، اجرا Implementation، كنترل Control، ارزيابي Evaluation  و بهبود Improvement مي باشد .به عبارت ديگر ،فلسفه هوشين هم عقيده و يكسو شدن ديدگاه ها ست . حاصل دستيابي به اين هدف ، ايجاد نظم و سازگاري در كل سيستم مي باشد كه بر سازگاري و توافق بين اهداف و اجرا تاكيد مي كند .ضمنا" همسويي و هماهنگي ، كه هدف بديهي هر سازمان است ، توسط مديريت هوشين تحقق مي يابد .

سيستم هو شين داراي دو وجه كاملا حساب شده و هما هنگ مي با شد :

   -   هدف گذاري Target setting

به مسائلي از قبيل بهبود كيفيت ، كاهش هزينه ، افزايش توليد ، افزايش بهره وري ، تحويل بموقع ، بهبود محيط و انرژي ، ارتقائ روحيه كاركنان و سطح علمي آنان از طريق آموزش مي پردازد.

  -   برنامه ريزي Planning

جهت تحقق اهداف فوق از طريق مكانيزم چرخه PDCA مي پردازد.

 

هوشين شيوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام به گام مو سا شي است كه ضرب ا لمثل فارسي "رهرو آن است كه آهسته و پيوسته رود." به خوبي گوياي آن است.

بمنظور درك صحيح واژه ژاپني هوشين كانري ، آنرا به طرق مختلف به انگليسي ترجمه كرده اند. بيشترين ترجمه هاي انجام شده عبارتند از :

 مديريت ازطريق سياست /خط مشي(Management by Policy )برنامه ريزي هوشين

(Hoshin Planning )و توسعه خط مشي(Policy Development)، متاسفانه هيچ يك از ترجمه هاي ارائه شده ، دقيقا" معادل واژه ژاپني مذكور و نيز متدلوژي آن نمي باشد.

هدف از هوشين كانري ( يا توسعه خط مشي ) فراهم آوردن امكان رهيدن از وضعيت سهميهQuoto)( و ايجاد بهبود هاي اساسي در عملكرد از طريق تحليل مشكلات موجود و نيز  توجه به شرايط محيطي مي باشد.

هوشين كانري ( توسعه خط مشي )، اهداف مديريت عالي شركت را در سطوح پايين تر سازمان جاري مي كند. در هر سطح، خط مشي سطح بالاتر به خط مشي ، اهداف و فعاليتهاي سطح پايينتر ترجمه مي شود.

با كمك هوشين كانري ، اهداف بلند مدت مديريت مي تواند به مجموعه اي از فعاليت ها و خط مشي هاي قابل درك ، واضح، سازگار و قابل دستيابي تبديل مي شود كه مي توانند در تمام سطوح و وظايف سازماني بكار گرفته شوند. زمانيكه اين فعاليتها و خط مشي ها بكار گرفته شوند ، منجر به دسترسي به اهداف بلند مدت و بالطبع پيشرفت قابل ملاحظه و پيوسته خواهند شد.

در ابتداي فرايند توسعه خط مشي ( هوشين كانري – مترجم )، مديريت ارشد دورنماي شركت و نيز اهداف و خط مشي يك ساله را تنظيم مي كند. درهريك از سطوح پايينتر ، مديران و كاركنان باتوجه به اهداف و خط مشي شركت در تعيين استراتژي و برنامه هاي كاري خود مشاركت مي كنند . آنها همچنين شاخصهايي را تعريف مي كنند كه بيانگر ميزان دسترسي به اهداف مذكور باشد.

سپس آنها اهداف را به سطح پايين تر سازماني انتقال مي دهند. بنابراين هريك از سطوح پاييني مديريت ارشد با سطح بالاتر درتماس است تا اطمينان حاصل شود استراتژي پيشنهادي با نيازمنديها همخواني دارد. بازنگري هاي مرتبي انجام مي شودتا ميزان پيشرفت ونيز مشكلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحي انجام شود.

هوشين كانري تضمين كننده اين نكته است كه هرشخصي درسازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان  و نيز نحوه تبديل آنها به نيازمنديهاي مشخص ونيز فعاليتها آگاه است.

هوشين كانري روشي است براي بهبود عملكرد سيستمهاي اداري . سيستم اداري مجموعه اي از فرايندهاي مرتبط با يگديگر است كه بمنظور دستيابي به اهداف اصلي سيستم بكار مي روند.براي هرسيستم اداري ، شاخصهاي ارزيابي عملكرد و نيز سطح مطلوب دستيابي به اهداف تعريف مي شود. هوشين كانري يك ساختار برنامه ريزي ارائه مي كند تا بتوان تعدادي از فرايندهاي اصلي و منتخب را به سطح عملكرد مطلوب رساند.

 

هوشين كانري در دوسطح عمل مي كند:

1.      سطح برنامه ريزي استراتژيك

2.      مديريت در سطح فعاليتهاي روزانه ، جايي كه بيشتر جنبه هاي روتين/جاري عمليات اداري ، مشاهده مي شوند. 

هوشين كانري  مي تواند بعنوان عملكرد چرخه دمينگ ( PDCA ) در مديريت تلقي شود. چرخه  PDCA  بيانگر يك روش جامع براي بهبود مستمر در فعاليتها و فرايندها  مي باشد.

Ø   در مرحله برنامه ريزي ( Plan ) ، يك برنامه كاري براي مواجهه با مشكل ارائه مي شود. نقاط كنترلي و نيز  و پارامترهاي كنترلي مرتبط ايجاد مي شوند. در نهايت برنامه بازبيني و تائيد مي شود.

Ø     در مرحله اجرا ( Do  ) ، برنامه اجرا خواهد شد.

Ø   در مرحله بازبيني نتايج ( ‍Check )، اطلاعات مرتبط با نقاط كنترلي جمع آوري مي شود و سپس نتايج عملكرد با نتايج مورد انتظار مقايسه مي شود.

Ø   در مرحله اقدام ( Act ) ، نتايج تحليل شده و علل اختلاف بين عملكرد و برنامه ، شناسايي شده و پس از بحث درمورد آنها ، علل نهايي مي شوند.  سپس اقدامات اصلاحي تعريف مي شوند.

 

لازم بذكراست كه چرخه PDCA ، توالي منطقي در رفتار است .بنحويكه با اتمام يك چرخه PDCA  با فعاليت اقدام ( كه درآن اقدامات اصلاحي تعريف مي شوند) ، مرحله برنامه ريزي ( كه درآن برنامه اجرايي براي اقدامات اصلاحي تهيه مي شود) از چرخه بعدي PDCA  شروع مي شود.

 

مواردي كه در استفاده از روش هوشين كانري (به منظور تغيير در سيستم سازمان) بايد مدنظر قرار گيرند ، بشرح زير مي باشد:

Ø     اندازه گيري سيستم كاري( عملكرد سازمان – مترجم ) بعنوان يك مجموعه

Ø     تعيين اهداف اصلي سازمان

Ø     درك شرايط محيطي كه سازمان در آن عمل مي كند

Ø     تعيين فرايند هايي كه تشكيل دهنده سيستم ، فعاليت هاي آنها ، اهداف و معيارهاي اندازه گيري مي باشند

-                     تامين منابع جهت انجام فعاليت ها و دستيابي به اهداف سازمان

 

هدف روش هوشين كانري ، تضمين اين نكته است كه ديدگاه ها و دورنماي شركت به محض اتمام مرحله برنامه ريزي به دست فراموشي سپرده نشوند. هدف اين روش  زنده نگهداشتن مدارك برنامه ريزي است و نه بايگاني شدن آنها. هدف آن كاهش ميزان فعاليتهاي اضطراري(  Prevent the daily quoto of fire- fighting)در هر روز ، جلوگيري از جلسات استراتژيك برنامه ريزي نشده ، و نيز جلوگيري از تقدم يافتن تراكم فعاليت ها درهر سه ماه بر برنامه هاي استراتژيك واقعي مي باشد. در روش هوشين كانري ، فعاليتهاي كوتاه مدت توسط برنامه ها تعريف و مديريت مي شوند.به منظور اطمينان از اينكه فعاليت هاي روزانه در راستاي اهداف و دورنماي شركت مي باشد ، فرايند نظارت پيوسته اي وجود دارد .

 

برنامه ريزي و شكستن برنامه ها از  ويژگي هاي اصلي هوشين كانري مي باشد. هوشين كانري تامين كننده فرصتها براي بهبود مستمر عملكرد از طريق شكستن دورنما ، جهت‌، اهداف و برنامه هاي مديريت عالي شركت به تمام كاركنان مي باشد . بنابراين تمام افراد در سطوح مختلف مي توانند بطور مستمر روي برنامه ها كار كرده ، عملكرد را ارزيابي كنند و سپس نتايج را بعنوان بخشي از فرايند بهبود مستمر، مطالعه و بررسي كنند.

هدف اين است كه ، درهر سازماني كه هوشين كانري مورد استفاده قرار مي گيرد ، تمام افراد از دورنماي شركت آگاه باشند ، واحدها برعليه يكديگر رقابت نكنند، پروژه ها با موفقيت به اتمام برسند، به سازمان بعنوان مجموعه اي از فرايندهاي هماهنگ نگاه شود.

گامهاي برنامه ريزي هوشين

1.            هدف را انتخاب كنيد.

·              وضعيت جاري سازمان را معلوم كنيد.

·              معلوم كنيد كه سازمان مي خواهد در آينده چه  شود. (vision)

·              معلوم كنيد كه سازمان بايد روي چه موضوعاتي تمركز كند تا به اهداف و دورنماي خود برسد.

2.            به سازمان نظم دهيد (سازمان دهي كنيد).

·              اهداف ساليانه و نيز معيارهاي شفاف براي موفقيت (دستيابي به اهداف – مترجم) را معلوم كنيد.

·              ابزار مورد نياز را تأمين كنيد –  (تعيين نحوه دستيابي به اهداف)

·              در تعيين اهداف و ابزار (براي رسيدن به اهداف – مترجم) از نظرات كل سازمان استفاده كنيد.

·              طرح 3 تا 5 ساله را نهائي كنيد.

3.  طرح را اجرا كنيد.

·              اجرا

·              نظارت بر پيشرفت

4.  نظارت كرده، بهبود دهيد.

·              مشكلات را شناسائي كرده و هر چه سريعتر و در نزديكترين سطح به مشكل، آنرا حل كنيد.

·              آموزش را در سطح سازمان توسعه دهيد.

·              بر نتايج، طرح و فرايند برنامه ريزي نظارت داشته، بهبود دهيد.

·              ميزان پيشرفت را شناسائي كرده، جشن بگيريد.

    بهبود اساسي هوشين كانري

          در زير ؛ ده مرحله از فرايند ارتقاء كيفيت اعمال خط مشئ بطور خلاصه بيان خواهد شد :

1-               تعيين شعار و پيام ؛ خط مشئ كيفيت و طرح ارتقاء و بهبود موسسه

2-               ابداع راهبردهاي بلند مدت و ميان مدت مديريتي

3-               جمع آوري و تحليل اطلاعات

4-               طرح ريزي هدفها و روشها

5-               تعيين اقلام كنترلي و تهيه فهرست اقلام مورد كنترل

6-               تعيين خط مشئ

7-               تعيين اقلام كنترلي

8-               اجراي طرح خط مشئ

9-               مقابله و كنترل نتايج اجرا

10-           تهيه گزارش وضعيت موجود اجراي هوشين كانري